S’assurer du bon déroulement de la compétition sur leur site, telle est la mission qui attend les Venue Managers pour les six prochains mois. Ils sont neuf à avoir rejoint l’organisation de la Coupe du Monde Féminine de la FIFA, France 2019™ début décembre. Après deux intenses semaines de formation avec le Comité d’Organisation Local (COL), ils ont enfin pu prendre leurs fonctions.

Affectés à un site hôte, les Venue Managers (VM) sont les maîtres des lieux ; ils détiennent les clés du stade pendant la période d’exclusivité de la compétition. Et avant même que celle-ci ne débute (7 juin-7 juillet), ils devront s’assurer que tout est conforme aux demandes du COL et de la FIFA : aménagement de l’enceinte, mise en place du mobilier et des fournitures, état du terrain, entre autres. En tant qu’interlocuteurs privilégiés des villes et des opérateurs du stade, les VM participent également aux discussions sur les plans de mobilité, les dispositifs de sécurité et les accès aux enceintes. De véritables chefs d’orchestre !

Pour cela, ils doivent comprendre les attentes des différents services afin de les coordonner et pallier les difficultés qu’ils pourraient rencontrer. Coupure d’électricité, WIFI ralenti, transporteur en retard : il faut savoir gérer tous types d’imprévus, ce qui n’est pas pour effrayer les nouvelles recrues. Yann, Tania, Ioannis, Sandrine, Antony, Florence, Emmanuelle, Arnaud et Gizela ont toutes et tous participé à l’organisation d’événements sportifs internationaux. Jeux Olympiques, Jeux Équestres Mondiaux, Euro 2016, Championnat du Monde de Handball ou encore Tour de France. Le parcours des neufs Venue Managers parle pour eux. Avec la Coupe du Monde Féminine de la FIFA, c’est un nouveau challenge qui se présente et tous l’abordent avec un enthousiasme non dissimulé.

"Ma première expérience en événementiel sportif remonte à la Coupe du Monde de football en 1998, organisée en France. C’est évidemment une fierté que de pouvoir participer maintenant à l’organisation de la Coupe du Monde Féminine ! Même si depuis, j’ai eu l’opportunité de travailler en tant que Venue Manager pour diverses compétitions internationales, je les considère toutes comme différentes et formatrices. Aussi bien pour moi, que pour mon équipe. Chaque événement apporte son lot de surprises. Je termine tout juste ma mission au sein de l’organisation du Championnat d’Europe de Handball Féminin. Et pour la première fois en 20 ans, nous avons dû faire face au report d’une journée de matches (le samedi 8 décembre), demandée par la préfecture de police. Or, on ne peut pas calquer aussi aisément ce que l’on avait prévu le samedi pour le lendemain. Ces imprévus et la manière dont on doit y répondre, c’est ce qui rend ce travail si intéressant !", témoigne Tania, en charge du site lyonnais.

Fin novembre, les Venues Managers de la Coupe du Monde Féminine ont d’abord été reçus par le COL à la Tour Montparnasse à Paris afin de rencontrer chaque chef de service. Les journées furent logiquement très denses. C’était en effet un prélude indispensable à la mise en situation qui les attendait, quelques jours plus tard, sur leur site respectif. Ils ont alors pu découvrir et s’approprier les lieux, mais également comprendre les problématiques que pose la tenue d’un stade en période de compétition.

À l’issue de leur formation et de retour au siège du COL, Alexandre Clerc, Responsable Adjoint des Opérations, en a profité pour rappeler un principe fondamental de leur fonction : "Nous organisons un événement qui mobilise un grand nombre d’acteurs sur un court laps de temps. Les VM le savent, pour que tout se passe au mieux, il est de leur rôle de fédérer l’équipe avec laquelle ils vont travailler autour d’un projet commun. L’objectif est clair : nous souhaitons délivrer une Coupe du Monde réussie, d’un point de vue sportif certes, mais surtout organisationnel. Et pour le remplir, nous leur demandons d’avoir une vision globale de l’événement et de sa mise en place."

Chaque Venue Manager a rapidement rejoint sa nouvelle demeure pour accueillir, dès le lendemain du tirage au sort, les premières délégations en repérage des villes hôtes.